Чем дольше работает любая компания, тем больше у нее накапливается всевозможных документов, которые необходимо хранить. Уже через несколько лет проблема хранения документов силами самой компании становится просто неразрешимой. Как правило, рано или поздно в архиве возникает полная неразбериха. В результате на поиск какого-то необходимого документа уходит очень много времени. Ясно, что такое положение вещей снижает общую производительность труда всего коллектива.
Сюда следует отнести еще такой аспект, как утеря документов по причине неразберихи. Часто такие потери ведут за собой большие штрафные санкции со стороны проверяющих органов. В этом трудно обвинять сотрудников компании, ведь они не обладают специальными знаниями в области архивного дела, а документооборот непрерывно возрастает. При этом документы необходимо постоянно систематизировать по важности, характеру информации и срокам хранения. Кроме того, во избежание захламления офисных помещений устаревшей документацией нужно периодически проводить ревизии и выявлять документы, сроки хранения которых истекли. Такой рутинный и объемный труд является слишком сложным для рядовых сотрудников компании. В подобной ситуации лучше пригласить профессионалов в области архивного дела.
Наша компания - Первый городской архив - специализируется на оказании всех видов архивных услуг. Если вы обратитесь к нам за помощью, то в вашем архиве будет наведен абсолютный порядок.
Мы проведем обследование архивного фонда Вашей компании, дадим рекомендации и разъясним порядок действий.
Наша работа проводится по такому плану:
- Комплексное обследование архивного фонда компании
- Распределение документов по видам (приказы по основной деятельности, договора, документы бухгалтерии ит.д.) и срокам хранения (временного до 10 лет, более 10 лет, 75 лет, постоянного), другими словами – проведение экспертизы научной и практической ценности документов
- Проведение научно технической обработки документов сроком хранения более 10 лет
- Переплетение документов по личному составу (уволенных сотрудников)
- Выделение документов с истекшим сроком хранения в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов…» и оформление необходимых актов.
- Физическое уничтожение документов с соблюдением требований конфиденциального уничтожения
А также мы предлагаем руководству компании разместить документы на хранение в нашем специально оборудованном хранилище.
Естественно, что уничтожение документов не может производиться спонтанно. Это процесс, регулируемый нормативными и правовыми актами. Ведь ошибочное уничтожение документов может привести компанию к колоссальным проблемам и финансовым потерям. Наши специалисты исключат вероятность возникновения таких проблем.
Как известно, ответственность за не предоставление данных регулируется ФЗ РФ №59-ФЗ от 02.05.2006. Наши специалисты работают строго в соответствии с действующими нормативными и правовыми актами в области архивного дела. Если вы воспользуетесь нашими профессиональными услугами, то избежите угрозы попасть под ответственность за нарушение хранения документов.