27 февраля 2019 года состоялось расширенное заседание Коллегии Архивного комитета
Санкт-Петербурга. На повестку дня был вынесен вопрос: «Об итогах деятельности Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему государственных казённых учреждений за 2018 год и задачах на 2019 год».
Солопова Елена Анатольевна, генеральный директор ООО «Первый городской архив», рассказала о работе коммерческих архивов города.
Ниже приводится текст выступления.
Текст выступления генерального директора ООО «Первый городской архив» на расширенном заседании Коллегии Архивного комитета СПб:
Добрый день уважаемые коллеги!
Я представляю коммерческую организацию «Первый городской архив», созданную в 2011 году. Позвольте в 2ух словах для тех, кто не знаком с нашей деятельностьюрассказать о ней.
Мы оказываем весь спектр архивных услуг, архивное хранение (не полетное, погрузка-разгрузка только ручная), архивную обработку и сдачу документов в государственные архивы, конфиденциальное уничтожение, перевод в эл вид
Почти половина наших клиентов – это государственные организации, органы исполнительной власти СПб и Ло. Уважаемые коллеги из архивного комитета, центрального государственного архива прекрасно знают об условиях хранения в наших хранилищах, которые соответствуют всем предъявляемым нормам хранения документации длительного и временного хранения. Текущий объем хранения составляет более 160 000 единиц хранения, в 2019 году должны преодолеть очередной рубеж 10 000 метров
Подготовка и сдача документов организаций в государственные архивы СПб и ЛО также успешно осуществляется нашей компанией с 2011 года при тесном сотрудничестве с ЦГА Спб, ЦГАЛС СПб, Архивным комитетом СПб, Архивным управлением ЛО.
В 2018 г. мы успешно выполнили очень интересныйи сложный контракт по обработке и сдаче на постоянное хранение в ЛОГАВ документов правительства Ленинградскойобласти в количестве около 10 000 единиц хранения, провели экспертизу ценности 13 000 дел в том числе почти 8 000 с полистным просмотром
Имея 8 летний опыт работы на рынке архивных услуг хочу поделиться им с вами и дать некоторые рекомендации:
1. К большому сожалению «среди нас» на рынке СПб существует ряд недобросовестных коммерческих организаций, берущихся за архивную обработку документов и выполняющих работу не соответствующую существующим требованиям и нормам (их все же меньше чем добросовестных). С вашего позволения хотела бы дать несколько рекомендаций о том, как избежать заключения договоров с такими организациями:
- Шанс «заполучить» недобросовестного исполнителя повышается при проведении электронных аукционов на официальных площадках, когда критерием отбора является цена. А как все мы с вами знаем эта цена может уменьшаться на 80% от первоначальной максимальной
-Для организаций источников комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, не имеющих возможности самостоятельно описывать документы и составлять описи дел, при подготовке контракта на обработку и сдачу документов постоянного хранения в государственный архив, пожалуйста, в ТЗ прописывайте услугу согласования, утвержденияописей дел ЦЭПМКАрхивного комитета СПб и /или государственного архива. Таким образом, вы отсеете недоброкачественных исполнителей, которые понимая, что не пройдут согласование /утверждение/проверку специалистов и просто не заинтересуются такой закупкой, соответственно в торгах будут участвовать только профессионалы. К сожалению не все сотрудники, ответственные за архив в организациях, понимают в каком виде и какого качества должны приниматься работы по обработке, написанию НСА к ним, и в случае принятия работ несоответствующего качества вам придется еще раз искать исполнителя для переделки, согласования и сдачи документов в Госархив. Таким образом, вы не экономите средства, а в разы увеличиваете и расходы, и сроки исполнения.
2. В процессе деятельности мы столкнулись с еще очень важной для Петербурга проблемой – проблемой зараженных документов. Я не буду говорить о том, что нужно делать, чтобы избежать этой проблемы – для вас всех это и так очевидно, а попробую рассказать как решить уже существующую. К сожалению, на сегодняшний день единственными относительно эффективным методом борьбы с «грибами и плесенью» документов является метод обработки в пароформалиновой камере и метод полистной очистки метатином.
Первый способ очень сложно осуществим, т.к. в силу большой токсичности формалина требует сложногосогласования надзорных органов.
Второй способ (полистной очистки) очень трудоемкий и длительный. Одна «Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга» (СПб ГКУ ЛОСД ГАУ) не в состоянии справиться с проблемой Санкт Петербурга в целом.
Мы готовы предложить свою помощь по обработке зараженных документов методом полистной очистки. Отдельно хочу обратиться к «счастливым обладателям» подобных документов: не прячьте голову в песок, откладывая решения по очистке документов, вы усугубляете проблему. Прекрасно понимаю, что для этого нужны немалые финансовые средства, поэтому старайтесь их находить и планировать, а мы поможем решить вам эту проблему и спасти ваши бесценные документы.
3. Очень приятно, когда в процессе работы сталкиваешься с ответственными небезразличными людьми, которые трепетно относятся к документам. Мне бы хотелось представить вам сотрудников коммерческого предприятия АО «Заводслоистых пластиков», а именно:
- Начальника отдела персонала Груц Юрия Викторовича
- Генерального директора Илларионова Аркадий Леонтьевич
Кроме того, что под их руководством сохранены в идеальном состоянии карточки Т2 сотрудников с 1925 по 1950 год, ими было выделено финансирование для обработки и сдачи документов на постоянное хранение в ЦГА СПб, Это история не только людей, предприятия, но и история нашего с вами города. Очень приятно ощущать и нашу причастность к процессу сохранности исторически значимых документов.
