В процессе деятельности любой компании, начиная с момента ее образования, накапливается большое количество документов. Их хранение создает определенные неудобства. Со временем встает вопрос, что делать с громадным объемом документов, где хранить, а также как и где уничтожить документы, которые уже устарели.
Законодательство предусматривает единый порядок уничтожения документов – как на бумажных, так и на электронных носителях. Согласно законодательным нормам, уничтожать можно документы, утратившие практическое значение. Выделение дел к уничтожению определяется экспертизой ценности документов на основании номенклатуры дел организации и подтверждается соответствующим актом.
Предприятие может по своему усмотрению продлить срок хранения документации, но сокращение его недопустимо. Большинство документов имеет пятилетний срок хранения. Дела не могут быть утилизированы до проведения проверки.
Законодательство прописывает требования, согласно которым нужно отбирать дела для уничтожения и составлять акт. Отбираются дела в том числе и путем полистного просмотра. Эта трудоемкая процедура исключает возможность ошибочного уничтожения важных документов.
Процедура уничтожения документов предусматривает их сдачу организациям по сбору вторсырья и переработке (измельчение на специальных машинах), что опять-таки должно подтверждаться актом. В небольших фирмах допустимо сжигание дел самостоятельно, а большие компании вынуждены покупать специальное дорогостоящее оборудование.
Однако эти способы уничтожения документов имеют ряд недостатков. Самый главный из них: отсутствие гарантии конфиденциальности. К тому же работа по уничтожению устаревшего архива требует большого количества времени и соответствующей квалификации сотрудников.
Не лучше ли доверить такую важную работу специалистам?
Если вы думаете о том, где уничтожить документы, рекомендуем вам обратиться в ООО "ПЕРВЫЙ ГОРОДСКОЙ АРХИВ".
Профессиональные работники ПЕРВОГО ГОРОДСКОГО АРХИВА с учетом требований законодательства проводят обследование архивного фонда компании с экспертизой ценности документов, делают отбор устаревших, утративших практическую ценность и подлежащих утилизации.
Передача документов для утилизации подтверждается Актом выделения дел к уничтожению, в котором проставляется отметка о конфиденциальном уничтожении документов, при этом фиксируется дата, вес (кг) и количество дел.
Конфиденциальное уничтожение документов может происходить в присутствии представителя заказчика.
