Сравнительная таблица стоимости затрат на хранение документов на примере хранения 600 дел в стандартных папках-регистраторах (ширина 8 см)
На элементарном примере очевидна выгода хранения документов в ООО «Первый городской архив» даже при условии отсутствия платежей за аренду помещений для архива. В вышеуказанном примере не взяты в расчет следующие затраты на содержание собственного архива:
-
оборудование помещения системой пожарного оповещения и тушения;
-
содержание охраны и систем безопасности;
-
приобретение ПО и компьютерной техники для архива;
-
налоги, социальные выплаты, штрафы за несоблюдение сроков и/или не выдаче справок на запросы социально-правового характера и многое другое.
Кроме очевидной финансовой выгоды следует отметить следующие существенные преимущества хранения документации в ООО «Первый городской архив»:
-
Полностью исключен несанкционированный доступ к документам, выдача документов осуществляется только доверенным лицам и/или в случаях предусмотренных законодательством РФ.
-
Максимально минимизирована возможность утраты документов по причине затопления и/или пожара, т.к. архивохранилище оборудовано всеми необходимыми системами оповещения и реагирования.
-
Исключается возможность разглашения конфиденциальной информации, что предусмотрено договорными обязательствами. Доступ в хранилище и к базе данных строго ограничен.
-
Оперативность получения документов – от 1 до 24 часов.
