Электронный документооборот как услуга коммерческих архивов

Санкт-Петербург,
ООО «Первый городской архив»
Е.А. Солопова, генеральный директор
О.В. Омельяненко, зав. архивом

В наше время почти ни одна организация не обходится без электронных технологий. Вполне логично, что электронный документооборот набирает силу и такая услуга может быть интересна многим предприятиям. Новыми технологиями вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Главное предназначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота может быть реализован санкционированный доступ к документам, отслеживание изменений, контроль версии и подверсии документов. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

При создании электронного архива (далее – ЭА) основной задачей является создание копий оригиналов (сканов), их учет в базе по необходимым параметрам.
Опираясь на наш опыт работы в создании ЭА, мы можем выделить несколько программ для электронного документооборота по принципу распознавания документов:

• Программа, позволяющая распознавать рукописный и печатный текст сканов, и заполнение базы данных по определенным ключевым признакам. Лицензию на данный вид распознавания документов можно приобрести, например в ABBYY – крупной американской компании - разработчике ПО. Плюсом здесь является большая скорость создания базы большого количества документов без привлечения дополнительных человеческих ресурсов (операторов, заполняющих карточки дела) Минусом создания ЭА на базе вышеуказанного программного обеспечения (далее - ПО) является высокая стоимость.
   
• Программные продукты (далее – ПП) автоматизации документооборота, позволяющие распознавать печатный текст скана. Данные ПП позволяют значительно ускорить создание ЭА при большом объеме документов и при отсутствии рукописного текста в ключевых параметрах при создании базы. Они позволяют автоматически заполнять базу, без привлечения сотрудников. Минусом является привлечение дополнительных человеческих ресурсов в связи с необходимостью выявления и устранения погрешности при распознавании сканов.
   
• ПП автоматизации документооборота, позволяющие распознавать формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа.
  Графические форматы дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск.
  ООО «Первый городской архив» осуществляет сканирование без распознавания текста и наполнение базы в рамках согласованного с клиентом программного продукта. 

На основе опыта работ нашего архива мы можем выделить определенные факторы, влияющие на решение выбора системы и типа ПО. Это в первую очередь, требования клиентов по объему хранения. Как правило, это касается крупных организаций, существующих более 6 лет с большим документооборотом, с широкой географией, с разветвленной структурой, где филиалы находятся в разных регионах страны или в нескольких филиалах одного города.

Также немаловажную роль при выборе системы играет наличие бумажного архива разнообразного формата, необходимость хранения изображений документов, использование в организации специфических форматов хранения документов.

Особое внимание уделяется вопросу безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). На наиболее крупных предприятиях, таких как нефтегазодобывающих, судостроительных и других, возникает потребность в системе с развитыми средствами хранения и поиска информации, позволяющей санкционировать допуск определенных лиц к определенному объему документов.

Важным требованием наших клиентов при организации ЭА является обеспечение аутентичности документов и конфиденциальности их передачи. Используемые для этого программные средства должны быть сертифицированы, а сам удостоверяющий центр – лицензирован на осуществление этой деятельности уполномоченным органом. Необходимый элемент электронного документа - электронно-цифровая подпись, используемая для защиты информации от несанкционированного использования и подделки.

При решении организации о создании электронного архива актуальным остается вопрос информационной безопасности и защиты информации, независимо от объема документооборота. Законы РФ, такие, как Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 июня №149-ФЗ 2006г, Гражданский кодекс Российской Федерации и другие законодательные акты Российской Федерации частично решатют вопросы защиты информации, но ведь существует коммерческая конкуренция, и как следствие, возникает желание создания дорогостоящих, защищенных, надежных серверов.

Несмотря на создание законов о введении электронного документооборота, в большинстве компаний на практике делопроизводство и архивное дело остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации.

• при подготовке документов с использованием бланков унифицированных документов; 
• при факсимильной передаче документа; 
• при электронной регистрации поступления документов (учете документов).

Предлагая нашим клиентам внедрение системы электронного документооборота и дальнейшего хранения документов в оборудованных хранилищах ООО «Первый городской архив», мы не только помогаем с выбором оптимального по цене и качеству ПО, способного удовлетворить требования клиентов, но и решаем следующие задачи:

• Предоставление услуг по сканированию на качественном дорогостоящем оборудовании 
• Создание конкретной программы на базе отработанного и проверенного в деле ПО 
• Обеспечение организационной работы внутри предприятия 
• Обеспечение эффективность работы с документами и сохранение оригиналов 
• Повышение производительности труда работников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов 
• Разграничение права доступа работников к информации. 

Развитие электронных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск потери информации вследствие форс-мажорных обстоятельств.