Охрана
Здание офиса и хранилища ООО «Первый городской архив» расположены в центре города, на круглосуточно охраняемой территории силами лицензированной вооруженной охранной структуры. Кроме того все помещения оборудованы сертифицированными электронными контролерами, предназначенными для управления доступом в помещения, учетом времени прохода и событий и приемно-контрольными охранно-пожарными приборами. Количество доступов (ключей) ограничено в соответствии с внутренним регламентом организации. Особое внимание уделено строго ограниченному доступу в архивохранилище. Внутренний регламент нашей организации не допускает проникновение в хранилище лиц, не предусмотренных вышеуказанным документом. Все вышеперечисленные меры исключают возможность несанкционированного проникновения в офис и архивохранилище.
Соблюдение конфиденциальности
Все документы клиентов хранятся в обезличенном виде (не указаны наименования организаций, виды и сроки документов и т.д.) им присвоены штрих-коды, считываемые системой «электронный архив». Данная система обеспечивает высокую степень надежности хранения документов и защищенность от несанкционированного доступа к информации как извне, так и со стороны собственных сотрудников. Система, применяемая в нашей организации работает с юридически значимыми электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001. Доступ наших клиентов к системе «Электронный архив» а также к оригиналам и (или) копиям хранящихся в нашем архивохранилище документов ограничивается полномочным лицом Клиента при строгом соблюдении условий «Внутреннего регламента работы с документами» нашей компании.
Пожарная безопасность
Помещение архива оборудовано лицензированной «Автоматической установкой порошкового пожаротушения в хранилище, автоматической пожарной сигнализацией и системой оповещения людей о пожаре». Применение вышеуказанной системы исключает возможность намокания коробов и как следствие порчи хранимых документов при тушении. Для искусственного освещения помещений хранилища использованы светильники РКУ-250 в пожаробезопасных, закрытых плафонах, что так же исключает возможность выпадания ламп и механического повреждения.
Температурно-влажностный, световой режим
Температурно-влажностный режим соответствует нормам, контролируется термогигрометрами и фиксируется в журнале.Освещение архивохранилища искусственное, полностью исключено попадание солнечных лучей. Уровень освещенности соответствует предъявляемым требованиям.
Cанитарно-гигиенический режим
Помещения архивохранилища содержатся в порядке, исключающем возможность накопления пыли, появления насекомых, грызунов, плесени. Исключена возможность попадания в хранилище зараженных документов. Не допускается возможность хранения документов в кипах и на полу.
Оборудование средствами хранения
Архивохранилище оборудовано стационарными металлическими стеллажами, исключено прилегание к наружным стенам и источникам тепла. Стеллажи установлены в соответствии с предъявляемыми требованиями (расстояния между рядами, стенами, полом и т.д.) Для хранения используются архивные картонные короба с соединенной с корпусом крышкой. При работе и размещении в хранилище исключена возможность продавливания и деформация короба.
